Prazos processuais, produtividade e qualidade de vida

Imagem 1 - prazos processuais
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Quem nunca teve medo de perder prazos processuais, que atire a primeira pedra.

Os prazos processuais tiram o sono de qualquer advogado, geram estresse e, muitas vezes, prejudicam a execução de outras tarefas importantes.

Dentre elas, podemos citar a elaboração de petições iniciais e serviços consultivos, além de tarefas ligadas ao relacionamento com o cliente, que não possuem um “prazo fatal” e acabam, muitas vezes, sendo postergadas.

Naturalmente, esse cenário causa problemas em cadeia para o advogado:

  • Clientes começam a reclamar pela morosidade e falta de comunicação
  • A equipe interna fica estressada pela cobrança de ambos os lados
  • E todos do escritório, vez ou outra, tem pesadelos com medo de perdem prazos processuais

Se você sofre com o cumprimento de prazos processuais, se sente sobrecarregado e quer se tornar mais eficiente, fique até o final desse Artigo.

Separamos algumas técnicas que podem te ajudar a ter mais produtividade e qualidade de vida!

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Entendendo melhor o problema por trás dos prazos processuais

Imagem 4 - prazos processuaisA maioria dos advogados atuam como um “clínico geral” dos escritórios.

Resolvem problemas de todas as naturezas: administrativo, financeiro, jurídico, relacionamento com clientes, etc.

Dessa forma, eles passam a maior parte do tempo “apagando incêndios” e resolvendo demandas urgentes.

E, dentre as principais demandas urgentes que o escritório possui, estão naturalmente os prazos processuais.

Nesse cenário, outras atividades importantes como o atendimento e captação de clientes, planejamento estratégico e outros serviços, acabam ficando em segundo plano.

As consequências desse problema

Com tarefas importantes em segundo plano, a execução dos serviços se torna mais lenta e, naturalmente, alguns clientes começam a fazer reclamações e cobrar retorno dos advogados.

É um cenário muito ruim para o escritório, que limita o seu crescimento, e pode perder em qualidade e agilidade na execução de serviços jurídicos, além de correr muitos riscos.

Afinal, perder um prazo processual pode significar muito para o futuro do escritório e refletir negativamente na imagem do advogado (além de ensejar em possível ação de responsabilidade civil).

Para evitar e solucionar problemas como esses, é preciso planejar de forma estratégica todas as atividades do escritório (incluindo as demandas importantes, mas não urgentes).

Como fazer isso?

A Matriz de Eisenhower pode te ajudar.

Como aumentar a produtividade utilizando a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que pode auxiliar a gerir, de um modo eficaz, o seu tempo e os processos do escritório.

Basicamente, essa ferramenta te ajuda a identificar quando você deve fazer uma tarefa, quando você deve postergar a execução e quando você deve delegar.

A imagem abaixo ilustra, de forma prática, o seu funcionamento:

Matriz Ensenhower na advocacia

Resumidamente, a Matriz de Eisenhower te ajuda a lidar com os problemas urgentes e ao mesmo tempo criar estratégias para cumprir as tarefas importantes, ainda que não urgentes.

E como aplicar essa Matriz na prática da advocacia?

É o que veremos em seguir!

3 passos práticos para aplicar a Matriz de Eisenhower no seu escritório!

1) Mapeie todas as tarefas do seu escritório

Para melhor organizar a execução dos serviços e aumentar a produtividade, é preciso mapear todas as atividades que o escritório possui.

Para fazer isso, reuna toda a sua equipe e escreva todas as tarefas que são feitas por cada um:

  • Petições
  • Recursos
  • Pesquisas
  • Diligências
  • Atendimento ao cliente
  • Captar clientes
  • Atividades estratégicas
  • Etc.

2) Analise a importância e a urgência de cada uma das tarefas

Qual dessas tarefas são mais prioritárias? Qual delas são mais urgentes?

Certamente, os prazos processuais possuem prioridade máxima. Mas tome cuidado para não se esquecer de atividades importantes e estratégicas!

3) Preencha a Matriz de Eisenhower e analise as conclusões

Com todas as tarefas mapeadas e analisadas, você conseguirá refletir sobre os pontos fortes e fracos do seu escritório.

Poderá também ser o momento para propor uma redivisão de tarefas no seu escritório, uma alteração nos processos internos ou a utilização de uma Lawtech ou Legaltech para aumentar a eficiência na execução dos serviços.

O acúmulo de petições e falta de tempo para a realização de atividades estratégicas são indícios fortes de que uma mudança é necessária.

Alguns advogados que são mais centralizadores poderão ter dificuldades para realizar essa mudança, porque será necessário delegar mais serviços, seja para a própria equipe interna, ou para uma equipe online e remota de advogados qualificados.

Entretanto, esta é uma medida mandatória para gerar mais produtividade e qualidade de vida para você e para todos do seu escritório.

Gostou desse artigo? 

Você pode continuar se aprofundando no tema em outro material que produzimos: “Controle de Processos e Controle de Prazos: Dicas e Ferramentas!”.

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