Planejamento estratégico escritório de advocacia: o passo a passo completo

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Muitos advogados gerenciam seu escritório sem nunca ter realizado um planejamento estratégico. Nesse cenário planejamento estratégico e escritório de advocacia, em um primeiro momento, são expressões que não combinam entre si.

Esse pode ser o motivo da estagnação de muitos escritórios.

A adoção de um planejamento estratégico moderno e dinâmico é responsável pela sobrevivência do escritório, neste ambiente de profundas mudanças tecnológicas.

Você se pergunta onde o seu escritório estará daqui há um ano? Cinco anos? Ou quais ferramentas precisa para implantar uma estratégia?

Se você não sabe responder essas perguntas, pode significar que o seu escritório precise desenvolver um planejamento estratégico. É o que trataremos no material de hoje.

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Planejamento estratégico escritório de advocacia: como fazer?

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O primeiro passo, para um melhor entendimento sobre planejamento estratégico, é considerar seu escritório de advocacia como uma empresa igual a qualquer outra.

O escritório exerce atividades de prestação de serviço, objetiva gerar lucro para sócios e colaboradores e possui funcionários para executar as atividades diárias.

Com a instabilidade econômica e a crescente inovação tecnológica na advocacia, não se planejar pode significar a estagnação do negócio e ser engolido pela concorrência.

Para desenhar um planejamento estratégico, é preciso estabelecer algumas definições e parâmetros e seu escritório.

Definir se vai trabalhar sozinho ou em sociedade, e quantos sócios serão, qual o pro-labore, se vai alugar um espaço ou home-office, qual o retorno financeiro esperado, entre outras coisas.

Como a faculdade não prepara os futuros advogados para isso, estar a frente de um negócio demanda vontade, persistência e busca pelo conhecimento além da advocacia.

Qual a importância disso? 

Pela formação distante das práticas gerenciais e suas consequências. Alguns advogados se perguntam qual a importância do planejamento estratégico para escritório de advocacia.

Em linhas gerais, o planejamento estratégico ajuda o escritório a se tornar menos vulnerável aos movimentos do mercado, ser resiliente e continuar crescendo.

Por ter uma margem de erro menor e recursos limitados, essas ações estratégicas também são bem importantes para os pequenos escritórios.

O problema é que estes escritórios focam no operacional e sofrem com a sobrecarga de trabalho, o que ocasiona em menos tempo para ações estratégicas.

Mas o que é o planejamento estratégico? 

“Planejamento estratégico para um escritório de advocacia” é o processo de desenhar estratégias para uma organização de qualquer tamanho e definir quando e como ela pode ser alcançada, por meio de estabelecimento de metas. 

Em outras palavras, a empresa faz uma análise da sua situação atual e faz uma projeção para o futuro. 

Utilizando de ferramentas estratégicas para identificar os recursos disponíveis de forma detalhada, é possível aumentar a capacidade de resposta perante os problemas, antecipar tendências e definir ações focadas nos objetivos do escritório.

A definição de metas deve ser uma das ações principais para o estabelecimento do planejamento. É importante definir metas de curto, médio e longo praz e além disso, bem como atribuir responsáveis para a realização das ações e para o cumprimento das metas

Em resumo, mapeie os seus problemas, reúna sua equipe, converse com todos os membros da equipe, identifique o seu escritório de maneira sistêmica e comece a definir prioridades e planos de ação. 

Crie metas, estabeleça bonificações e engaje todos na equipe! 

É importante que todos do escritório se sintam responsáveis por atingir as metas e objetivos estabelecidos.

E, o mais importante de tudo, para que as metas e os objetivos possam ser otimizados periodicamente é necessário medir os resultados de cada ação!

Quais ferramentas podem auxiliar na implementação?

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O uso de algumas ferramentas são essenciais na implementação do planejamento estratégico para escritório de advocacia. É preciso observar cada indicador para definir qual ferramenta utilizar.

Algumas ferramentas da administração podem ser boas aliadas para a gestão do seu escritório de advocacia.

Análise SWOT

A análise SWOT ou FOFA, faz uma avaliação das forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) do escritório. Esta ferramenta auxilia o advogado a sanar as deficiências, valorizar as oportunidades e ser mais eficiente na competitividade do mercado.

Plano PDCA

Do inglês, Plan, Do, Check e Action, o plano PDCA é uma metodologia de gerenciamento que pode ser implantada em qualquer tomada de decisão. O planejamento e a execução, inclui o desenho da estratégia, o treinamento e execução propriamente dita. Em seguida, é a fase do monitoramento e a avaliação das ações e, por fim, as ações que necessitam de uma corrição e aperfeiçoamento.

5W2H

What, Who, When, Where, Why, How e How much. Chamado de 5W2H, é um checklist de atividades específicas que são realizadas para definir o que será feito, quem vai executar a ação, quando, onde e por que as atividades serão tomadas. Este mapa de atividades tornará o plano mais claro e transparente.

OKRs

Os OKRs são compostos por dois principais componentes:

Objetivos (O): aquele desejo/meta a ser atingido pela empresa. Deve ser algo tangível e possível de ser visualizado pela equipe.

Resultados-chave (KR): metas (“objetivos menores” dentro do “objetivo principal”), que caso sejam realizadas com sucesso, terão impacto direto no alcance do objetivo (O).

O objetivo principal é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

Essa ferramenta além de alinhar toda a comunicação da equipe, ajuda na gestão e no alcance dos objetivos da organização.

Escolha as ferramentas certas

Destacamos as ferramentas mais gerais para desenvolver um planejamento estratégico mais eficaz. A melhor opção é aquela que funciona melhor para você e o seu escritório, e vai depender de qual a sua necessidade.

Você precisa para de uma ferramenta para conquistar novas parcerias e adquirir mais clientes? Ou para melhorar o uso do tempo? Uma rotina mais automatizada e organizada? Ou uma gestão de processos que exija menos esforço do seu time?

Quando for estabelecer o planejamento estratégico, pode ser interessante buscar parcerias e empresas de tecnologia para trazer mais eficiência e inteligência comercial ao seu escritório. 

Utilizar um software jurídico pode ser uma boa alternativa. Além de facilitar a rotina do escritório, estes programas permitem que você foque nas ações estratégicas e se concentre nos objetivos definidos pelo planejamento.

Acompanhamento de processos, gestão de documentos, redação de peças jurídicas. São algumas das tarefas que podem ser otimizadas pelo uso das Lawtechs, como a Freelaw, por exemplo.

Se quiser saber mais sobre como gerir um escritório de advocacia de forma eficiente, não deixe de ler os nossos textos: “Gestão de Escritórios de Advocacia: Cultura, Gestão e Processos” e “Controle de Processos e Controle de Prazos: Dicas e Ferramentas“.

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