#26: Gestão Ágil para advogados
Capa do Podcast com Júlia Soares Amaral. Capa do Podcast com Júlia Soares Amaral.

#26: Gestão Ágil para advogados c/- Júlia Soares Amaral

34 minutos para ler

O que é a gestão ágil para advogados? E como essa metodologia pode ser utilizada para advogados e escritórios de advocacia?

Você conhece o SCRUM?

E o que faz um Head de Produtos Digitais que atua na área jurídica? Quais produtos digitais existem para advogados?

E quais soluções a Jusbrasil oferece atualmente para o mercado jurídico.

No episódio #26 do Laywer to Lawyer, o podcast da Freelaw, Gabriel Magalhães entrevista Júlia Soares Amaral.

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Júlia Soares Amaral

Foi professora substituta na UFMG, fez mestrado na UFMG, fez pós graduação, coordenou pós graduação, foi professora de pós graduação.

Toda qualificação dela era na área de Direito Internacional, e, depois ela migrou de carreira.

Ela foi para a Somus Educação, atuando como Product Manager. E depois ela foi para a Jus Brasil, também nessa área, sendo RED de produtos digitais e também sendo responsável pela comunidade da Jus Brasil. 

Gabriel Magalhães

É um dos fundadores da Freelaw e o Host do Lawyer to Lawyer. É bacharel em Direito pela Faculdade Milton Campos.  

Possui formação em Coaching Executivo Organizacional, pelo Instituto Opus e Leading Group.    

Formação em Mediação de Conflitos, pelo IMAB, e em Mediação Organizacional, pela Trigon e pelo Instituto Ecossocial. Certificações em Inbound Marketing, Inside Sales e Product Management pelo Hubspot, RD University, Universidade Rock Content, Gama Academy e Tera, respectivamente.      

Escute o episódio em seu player de áudio favorito e leia o resumo do episódio abaixo que conta com todas as referências citadas durante a gravação.

Gabriel: Olá advogado, olá advogada, espero, de verdade, que vocês estejam bastante ansiosos para o episódio de hoje, porque hoje estamos aqui com a Júlia Soares Amaral e o tema é um dos mais pedidos por vocês: Gestão Ágil e Produtos Digitais para advogados. 

A Julia hoje ela é RED de produtos na Jus Brasil, que é a maior empresa de tecnologia com atuação no Direito hoje no Brasil. 

E, eu sei que vocês já conhecem o Jus Brasil, então eu nem preciso dizer o que eles falam, o que eles fazem, desculpa. Mas a Julia vai contar um pouquinho sobre o contexto da Jus Brasil ao longo desse episódio e o legal na carreira da Julia – e tenho certeza que ela vai servir de inspiração para muitos de vocês – é que ela começou mesmo na carreira acadêmica. 

Eu conheci a Julia porque ela foi facilitadora de um Boot Camp de Digital Product Leadership, promovido pela Tera. E ela era uma das mentoras do Boot Camp, então foi uma inspiração pra mim durante todo o Boot Camp e depois também. Além de toda a qualificação profissional é uma pessoa super disponível e tenho certeza que vocês vão gostar muito dela.

Gabriel: No episódio de hoje, então, iremos falar um pouquinho sobre Gestão Ágil. A Júlia vai trazer alguns conceitos sobre ‘Scrum’ e também sobre práticas que vocês já podem começar a utilizar no escritório de vocês amanhã, se vocês quiserem! E além disso, ela vai contar sobre a visão dela acerca do mercado jurídico, sobre quais são os problemas que ela enxerga que os escritórios de diferentes segmentos possuem e, por fim, ela vai trazer alguma dicas de produtos digitais que podem estar ajudando o seu escritório.

Eu tenho certeza que vocês que vocês vão gostar bastante desse episódio, então no final dele eu aguardo os comentários de vocês sobre e peço, também, para que vocês compartilhem os conteúdos com outros advogados. Aproveitem.

Oi, Julia, seja bem-vinda! É um prazer te receber aqui! Admiro demais o seu trabalho e também o trabalho da Jus Brasil e tenho certeza que você vai poder agregar muito nessa conversa aqui com a gente. Eu queria que você se apresentasse e falasse um pouquinho mais do seu trabalho. O que uma pessoa que cuida de produtos digitais no dia a dia? Como que funciona esse seu trabalho?

Júlia: Legal. Obrigada, Gabriel. Super prazer estar aqui. 

Acompanho o trabalho da Freelaw já há algum tempo e acho que somos muitos parceiros aqui, né?

Eu vou começar contando que eu sou do mundo do Direito. 

Sou formada em Direito pela UFMG. Vim da advocacia, apesar de que não advogo mais. 

Caí pra essa parte de produtos digitais e tive uma carreira meio doida pra poder chegar até lá.

Tive uma parte acadêmica forte, também, de mestrado, cheguei a dar aula, e aí eu comecei a trabalhar um pouco mais com esse mundo de educação, de inovação, de gestão. 

Fui trabalhar em uma startup que tinha sido adquirida por um grande grupo educacional e ali, nesse mundo de startup, eu conheci um pouco mais dos produtos digitais. 

E venho estudando desde então. Basicamente hoje no Jus Brasil eu sou responsável pela área de comunidade, que é uma área aberta e gratuita do Jus Brasil, que tem artigos, notícias, alguns modelos de peças. 

E eu cuido dessa interface, desse relacionamento com os autores, com os leitores que tão ali e o desenvolvimento dessa plataforma em termos de tecnologia mesmo.

Gabriel: Legal, Julia. E, assim, na prática, quais metodologias vocês utilizam no dia a dia? 

Você acha que algumas delas poderiam ser interessantes para escritórios? 

Aqui na Freelaw, vários escritórios, aliás, primeiro que vários escritórios já citaram a Jus Brasil em vários outros Podcasts.

Então vários colegas aqui que já foram entrevistados, o Pedro Custódio, o Thiago Noronha, eles têm blogs ativos no Jus Brasil e acho que é uma iniciativa super bacana.

Metodologias de Gestão ágil para advogados

Gabriel: Mas, além disso, muitas pessoas perguntam pra gente sobre metodologias ágeis. 

Vocês usam isso na prática que eu sei. Mas você acha que advogados e escritórios podem utilizar isso no dia a dia? E como?

Júlia: Essa é uma pergunta que a gente ouve bastante.

Em palestras, em eventos e até conversando com muitos amigos advogados meus. Eu vou começar esclarecendo um pouquinho sobre o que são essas metodologias ágeis, tá?

Na verdade o que a gente chama de “frame works ágeis”, como o “Scrum”, que é o que a gente adota hoje de uma maneira adaptada no meu time no Jus Brasil, essas metodologias vieram da noção de engenharia de software. 

A gente tinha e ainda temos bastante metodologia tradicional de desenvolvimento de projeto em que o projeto é quebrado em etapas. 

Temos o início, a organização do projeto, a execução e a finalização, ali. E não que uma metodologia ágil seja melhor ou pior que a metodologia tradicional. 

Depende muito do contexto do que você está trabalhando, mas aí para desenvolvimento de software esse modelo quebrado em etapas e não funcionava tão bem.

Porque você não poderia ficar um tempo tão longo desenvolvendo algo para entregar o valor somente ao final e conseguir entender se a expectativa estava bem alinhada ou não com o cliente, sabe? 

Então, um marco importante aí foi manifesto ágil, ele é de 2001. 

Então metodologias ágeis estão ganhando bastante contexto agora, mas não é uma coisa tão nova assim.

E, basicamente, vários desenvolvedores, pessoas de desenvolvimento de software se juntaram para poder ver quais boas práticas que eles estavam adotando e eles fizeram esse manifesto. 

Então, a gente tem algumas bases, assim, do que a gente chama de “frame works ágeis”. 

Basicamente a ideia é a gente conseguir quebrar em entregas menores um projeto, e a gente conseguir gerar valor a cada uma dessas entregas, assim. 

Têm vários valores que constroem esses métodos de gestão ágil, né, então tem valor de transparência, de colaboração, da gente não ter medo de mudança, não ter medo de errar. 

Então, você não pode ficar em um escopo fixo e continuar nele até o final.

E a gente adota hoje no Jus Brasil nos vários times de produto que a gente têm, com algumas adaptações. Então, a proposta é que não é também uma ferramenta muito rígida, sabe? 

E aí essa ferramenta, esse ‘mindset’ ágil, ele acabou contaminando várias outras áreas da Economia, da Administração e de Direito também. 

Hoje a gente fala muito de advocacia 4.0 e acho que todo advogado tem um frio na barriga quando escuta falar disso. Porque não é algo feito diretamente para a Advocacia, mas dá sim para ser aplicada.  

Seja na parte geral do funcionamento desses métodos, que é ser você ser muito focado no cliente, você quebrar as entregas, como eu falei, em prazos menores, e conseguir medir se a expectativa está alinhada, ou não, até as cerimônias, que são os tipos de reuniões que a gente faz pra gente poder acompanhar esse desenvolvimento. 

Então, hoje, no Jus Brasil, a gente faz reuniões diárias que a gente chama de ‘daily’.

A ‘daily’ é uma reunião super curta de 15 minutos para todo mundo do time falar o que fez, o que vai fazer, e se tem alguma coisa te impedindo de trabalhar. 

Então, a proposta não é de ser um microgerenciamento, muito pelo contrário, é do time conseguir estar alinhado e ele se autogerir. 

Eu acho que são coisas que são possíveis de serem aplicadas nos escritórios, assim. E, além da ‘daily’, a gente faz reuniões ou semanais ou quinzenais (depende do time) para fazer aquele planejamento.

Não é um grande planejamento, com escopo fechado de um ano, ou algo assim, mas são pequenos planejamentos para a gente poder estar bem alinhado com quais são as prioridades da companhia.

Gabriel: Legal, Julia, isso que você está trazendo é muito valioso. 

Acho que uma questão que eu fico pensando é que muitos advogados eles ficam perdidos, assim. 

Todo mundo quer mudar, quer utilizar o novo, então imagino que várias pessoas acharam super legal isso que o Jus Brasil faz.

Mas como que você acha que um advogado, um escritório pode fazer? Porque eu já conversei com alguns advogados e eles falam: “Ah, mas eu tenho prazo fatal, tenho que fazer audiência, além disso eu tenho que fazer as petições! Como que eu organizo o tempo para fazer tudo isso? 

E, assim, eu não sei nada sobre gestão.” E como que é o início disso, desse processo de mudança? 

O que você sugeriria para um escritório que está começando?

Como melhorar a gestão do seu escritório de advocacia

Júlia: Para mim a gestão sempre começa com você querendo ser mais estratégico naquilo que você faz, né?  

Para mim, a atividade de advocacia, como a gente sabe, não é uma atividade comercial, é um serviço diretamente ligado ao acesso à justiça, né?

E a gente estuda pouco, na faculdade, sobre gestão e acho que isso é um mal de qualquer atividade, assim, até, poxa, se você for um chefe de cozinha você vai provavelmente entender mais sobre a comida do que sobre a gestão do seu restaurante, mas é igualmente importante você fazer as duas coisas para você ter um negócio que seja financeiramente saudável, né? 

Então, para o escritório de advocacia, para os advogados também é importante saber um pouquinho sobre marketing, como é que você passa a produzir conteúdo e a se colocar na internet, que é onde as pessoas estão buscando informação, e o Jus Brasil entra bastante nessa parte da comunidade! É importante você saber de gestão financeira para poder gerir o seu escritório e é importante você ter um planejamento. 

Então, parte do planejamento da atividade do advogado é, acredito que a maior parte, vai estar centrada na atividade ‘core’ da advocacia ali, né, de atender o cliente, de lidar com o cliente, de entender qual é o problema dela, de produzir a melhor peça possível, de fazer a melhor pesquisa possível. 

E o que eu acredito bastante é que a tecnologia pode entrar e, a gente pode falar em termos de ‘mindset’ ágil, de ter foco centrado no cliente, mas principalmente como que a tecnologia passa a servir ao advogado e não ser algo para causar medo no advogado. 

É buscar diferentes propostas de soluções digitais que podem ajudar nesse dia a dia do advogado. 

Então, é desde propostas como a da Freelaw, pra você conseguir contatar outros advogados para uma demanda especifica que pra você é mais estratégico você passar pra algum outro advogado fazer, até propostas como que a gente tem hoje no Jus Brasil de escritório online, que é o software que te ajuda a gerir, acompanhar as suas publicações, a gerir o contato com os clientes, a gerir as suas tarefas, todo o seu time do escritório, né? 

A gente tem várias opções hoje de produtos e plataformas digitais que auxiliam o advogado a ser mais estratégico na gestão, a conseguir poupar tempo e com isso ele ter uma dedicação maior pro trabalho ‘corre’, que é o trabalho ali, né, da advocacia.

Erros e desafios do advogado

Gabriel: E Julia, na sua visão, quais são os maiores problemas que os advogados estão enfrentando?

E quais são os maiores erros que eles estão cometendo? É uma pergunta difícil! 

Julia: É… não tem uma resposta que é a bala de prata dessa pergunta, né? 

Assim, no Jus Brasil, o que eu mais escuto, desde o meu primeiro dia, e o que é a maior razão para o Jus Brasil existir, é que estamos aqui pra gente está aqui para reduzirmos o “jusitce gap” do Brasil. 

O “justice gap” é um conceito que vem de um jornalista inglês, o John Robbins, que seria a distância entre você ter um direito e você ver esse direito de fato ser exercido. 

Então, acho que no cenário jurídico brasileiro como um todo o maior desafio que a gente tem é esse e aí esse desafio destrincha em vários desafios, tanto pro leigo quando pro advogado.

A gente tem hoje 1.2 milhão de advogados no Brasil, a gente tem mais faculdades no Brasil do que no restante do mundo todo e, mesmo assim, temos um problema de acesso à justiça muito grande. 

Então é incongruente o tanto que esse abismo, como que esse ‘gap’ existe, né? 

E aí eu acho que esse é um problema de falta de informação, assim. 

Um problema da gente conseguir entregar informação confiável e específica, tanto pro leigo quanto para o advogado ou para o estudante, e mais, do ponto de vista do advogado, acho que tem um problema também de conseguir gerir, de conseguir lidar com as mil tarefas que um advogado tem que lida hoje, né?

Como estávamos falando, não basta você saber e ser muito bom no Direito. 

Você tem que ter uma série de ‘skills’ pra você conduzir o seu negócio, o seu time, e você conseguir se destacar no mercado, que é um mercado muito disputado, mas que tem lugar pra todo mundo. 

Gabriel: Legal Julia! E, você falando desses problemas do “justice gap”, pegando, por exemplo, um escritório pequeno, que acabou de ser fundado, a maior parte desses escritórios acho que tem dificuldade em captar clientes.

Como eles conseguem contribuir pra isso  e ao mesmo tempo ter o seu próprio crescimento como escritório?

Júlia: Legal. Eu vou falar, então, Gabriel, das iniciativas que a gente tem dentro do Jus Brasil.

São as que eu mais conheço e que eu acredito que podem ajudar muito, principalmente advogados em início de carreira. 

Quando a gente tá começando a gente tem dificuldade de conseguir encontrar clientes, de conseguir passar segurança sobre o conhecimento jurídico que a gente tem, de alcançar notoriedade no ambiente jurídico e aí, no Jus Brasil, a gente acredita que a área da comunidade de produção de conteúdo ajuda muito nisso. 

Você consegue ali ampliar seu networking tanto com outros advogados quanto com potenciais clientes que estão com alguma dúvida jurídica especifica. 

E até estimulamos a produção também em blogs próprios, divulgação em outras redes sociais, mas o Jus Brasil impulsiona essa produção de conteúdo de uma maneira super vantajosa para os advogados hoje. 

E a nossa proposta é conseguir responder toda qualquer dúvida que o brasileiro tem hoje, então a gente fala que quer até sair um pouco do “juridiquez” pra gente poder produzir um conteúdo que explique alguma dúvida que a pessoa de fato tem. 

Produção de conteúdo 

Gabriel: Uma questão sobre produção de conteúdo, assim, o que você acha que uma pessoa pode fazer amanhã pra começar a produzir?

Como fazer esse planejamento?

Júlia: Ela pode começar criando um perfil na comunidade do Jus Brasil. 

Aberta, gratuita, qualquer um pode fazer. 

A gente tem uma moderação dos conteúdos que são publicados, então a gente passa algumas dicas sobre como escrever melhor, que palavras-chave utilizar para ‘rankear’ bem no “SO” que é a busca no Google. 

E aí a gente vai auxiliando nessa educação de escrita junta com os autores, mas qualquer um pode começar, tá? 

Não precisa de ter um site, ou alguma coisa assim. Pegue um tema que você tem conhecimento! Pode ser uma coisa super específica e começa a escrever sobre aquilo.

A gente tem medo às vezes, né, de colocar a nossa cara ali, entre aspas, de produzir conteúdo, mas é uma coisa super rica e é uma troca, então você também pode comentar nos artigos dos outros. 

A proposta de comunidade é que em conjunto a gente cresça nessa troca mesmo.

Gabriel: E qual periodicidade que você acha que é adequada para essa produção de conteúdo? 

Existe uma específica?

Júlia: Não tem um número certo, mas a gente vê hoje nas métricas de engajamento quem tem maior visibilidade, maiores curtidas, comentários, nesses artigos, no Jus Brasil, são as pessoas que publicam ali semanalmente.

Às vezes 2 artigos por semana, porém a gente não incentiva nenhuma produção muito grande.

Começar a produzir 5 artigos em um mesmo dia, nós não indicamos, porque é difícil de você conseguir e ter um alcance dentro de um mesmo dia para tanto conteúdo diferente.

E, também, a gente não indica uma produção muito espaçada, então publicar uma vez a cada dois meses você pode perder um público alvo que se fideliza se você produzir toda semana. 

A gente tem números muito grandes de acesso no Jus Brasil hoje, são mais de 28 milhões de pessoas que acessam mensalmente. A gente tem todos os dias uma ‘news letter’ que é disparada para 1 milhão e 300 mil pessoas. 

Então o alcance pode ser muito grande, só que são muitos conteúdos sendo produzidos também. 

Nós temos mais de 5 mil artigos sendo produzidos todo mês por diferentes pessoas. Então é importante que a qualidade do conteúdo seja muito boa e que ela esteja agregando algo pra quem tá ali lendo aquele seu artigo.

Gabriel: E, assim, se algum colega advogado que está nos escutando começar a escrever esses conteúdos amanhã, por exemplo, a partir de quando você acha que ele vai começar a realmente receber algum retorno? 

É rápido esse retorno? 

Como que funciona isso?

Júlia: De novo, a gente brinca que a resposta que advogado mais dá é “depende”, né?

Mas depende! Na produção de conteúdo você pode acertar um conteúdo muito bom para uma demanda específica e ter um engajamento muito alto, mas é uma crescente. 

Você vai produzindo, as pessoas vão te encontrando, passam a seguir o seu perfil, receber na newsletter alguma indicação de um artigo seu e isso vai crescendo. 

Então, é algo que vai organicamente acontecendo, sabe? E, a gente vai contribuindo para isso! Além disso, essa troca entre os autores também é importante para contribuir.

Gabriel: Legal. Na Freelaw, pelo menos, você vê que ainda estamos engatinhando, diferentemente do Jus Brasil, que já está em outro patamar.

Mas a cada artigo que você escreve você vai ganhando mais autoridade, porque você escreve um artigo e aí naquele artigo você fala: “ah, inclusive eu já escrevi um outro.” 

E aí os artigos antigos vão ganhando mais acesso, o que eu acho que é algo bem benéfico… mas, no nosso caso a gente começou a ter algum resultado foi depois de 6 meses, que começou a ter algum crescimento tímido, e depois começou a avançar com um pouco maior de velocidade. 

Então, acho que quem quiser começar é bom ter esse nivelamento de expectativas, mas assim, se você não conseguir produzir com regularidade é melhor fazer alguma coisa do que não fazer nada, também, né, ao mesmo tempo.

Se a gente tiver tratando agora daquele outro escritório, um escritório um pouquinho mais organizado, na verdade, um pouquinho maior, mas que já está com tanta demanda que ele não está conseguindo ter um controle de tudo.

O que você acha que esse escritório poderia estar fazendo na prática? 

E cabe aí alguma metodologia ágil que poderia ajudar nesse gerenciamento?

Júlia: Cabe. Eu acredito que cabe sim. 

E, de novo, nada que é feito para ser muito rígido, para mim, é mais um mindset ágil pro escritório para pensar em planejamento.

Identificar o contato com o cliente, conseguir ter uma expectativa bem sentada. Então, talvez ter encontros frequentes, quebrar as grandes entregas para clientes em entregas menores, conseguir um feedback disso, ver no que acertou, no que errou e continuar melhorando sempre.

Em desenvolvimento de produtos a gente tem muito forte essa lógica de melhoria contínua. 

Então a gente quebra. Menores entregas de valor não é fazer uma coisa ruim para melhorar é só saber qual é o mínimo que você pode fazer para você ter um feedback é conseguir validar se você está indo no caminho certo ou não. 

E se você não tiver, que bom que você descobriu que não está indo no caminho certo, é hora de você mudar, melhorar, adequar o que tem que adequar e continuar.

Então, para um escritório grande esse mindset, eu acredito que pode fazer muito sentido. 

Também parte dessas cerimônias que a gente conversou, né, passar a ter reuniões menores e mais frequentes com o time, ter um time que consiga ser mais auto gerível e trabalhar com base na colaboração, confiança e transparência com esse time, pra que as pessoas do escritório tenham tempo para as outras coisas.

Para produzir conteúdo, para prospectar o cliente, para trabalhar melhor alguma tese dentro do escritório, e principalmente para escritórios já maiores, conseguir gerir esse fluxo de demandas é uma coisa muito complicada, né? 

Dentro do Jus Brasil a gente vê muito isso na parte do Escritório Online, que é o software jurídico que a gente tem. 

E aí a gente tem também um outro produto de automação de peças, então ele acaba poupando bastante do tempo dos advogados, e gera uma confiança maior daquilo que você está produzindo, então, seja dentro do Escritório Online seja com o Jus Brasil próprio, a gente tem um acompanhamento de processos, um acompanhamento de OAB, um acompanhamento até por nome também.

Então você é avisado e a gente usa a tecnologia para poder ser proativo na devolutiva pro advogado, tá, pra não poder ficar também só na via inversa, né? 

Eu acho que todas essas ferramentas elas são super úteis. Elas são um investimento que no final do dia poupa dinheiro, poupa tempo e garante uma qualidade melhor do serviço.

Gabriel: Eu concordo 100% com o que você trouxe e fiquei imaginando que talvez um desafio que os advogados têm, aliás, eles têm esse desafio, é a dificuldade de delegar. 

Porque pra conseguir fazer tudo isso, pra conseguir realmente ser mais colaborativo necessariamente eles vão precisar confiar mais uns nos outros e delegar, às vezes, para algum subordinado alguns tipos de tarefas. 

Dicas práticas para gestão do seu escritório de advocacia

Gabriel: Você tem alguma dica prática pro advogado que tem essa dificuldade, principalmente para delegar peça mesmo para outros?

Júlia: Da minha vivência a principal dica vai ser sempre trabalhar com gente boa.

Então, sempre que a gente puder trabalhar com as melhores pessoas que a gente conhece eu acho que é um caminho que não tem como dar errado.

Se você está trabalhando com gente boa você tem que aprender a confiar nessas pessoas e delegar é uma coisa que pode acontecer aos poucos. Você delega uma coisa, você colhe o feedback daquilo, mas seja um estagiário, ou até mesmo um advogado iniciante ou um novo sócio que você tenha no escritório, se você não dá oportunidade da pessoa se provar, você vai ter um retrabalho em tudo que ela está fazendo.

E aí a gente tem tanto ferramentas digitais para  ajudar, por exemplo, o Jusbrasil automação permite que você não precise ficar conferindo se teve erro de português e se não teve erro de português em uma determinada peça. Mas além de pegar vias que são mais confiáveis, né, a gente tem que trabalhar com uma boa gestão de pessoas! 

Então, o que a gente faz hoje no Jusbrasil, e que eu acho super interessante, são as reuniões que a gente chama de one-one que a gente faz uma vez por semana.

Você sabe que você tem um horário em que você sabe que vai falar tanto com o seu líder direto quanto com as pessoas que respondem para você.

E aí, naquilo ali você pode ter um ‘overview’ das atividades que a pessoa está fazendo e te possibilita entrar no detalhe do que precisa, mas você não tem que todos os dias ficar controlando tudo o que as pessoas estão fazendo.

De novo isso parte do princípio de que você está trabalhando com pessoas que você confia e você tem que dar o espaço para elas fazerem o trabalho delas também.

Mas se você tem esses momentos já previamente marcados, a pessoa não fica te incomodando, assim, né, incomodando é uma palavra ruim, mas não fica te procurando a qualquer momento e você também não fica parando a pessoa no trabalho que ela está fazendo para ter notícias de como tá aquele projeto, aquele desenvolvimento dela.

Então, quando a gente já tem um planejamento previamente acertado, com momentos específicos pra ter as conversas de análise do trabalho, eu acho que isso também acaba tornando o dia a dia cada vez mais eficiente.

Gabriel: Eu não sei se você concorda, Julia, mas eu acredito que os advogados consigam delegar bem e também para que eles consigam implementar qualquer tipo de procedimento, seja um ágil seja alguma outra metodologia, o primeiro passo é entender os procedimentos internos.

Então, se você criar procedimentos adequados para delegar serviços e tudo de uma forma segura, fica mais fácil. 

Se todas as expectativas já estão alinhadas, se já existem reuniões periódicas alinhadas, os riscos de dar algo errado ali ou de um serviço ser entregue abaixo da qualidade esperada eles vão te diminuir consideravelmente.

E o que eu vejo são muitos advogados muito centralizadores, que querem fazer tudo, que não sabem dizer não, e que acabam, por mais que eles façam tudo se julgando qualificados o que de fato são.  

Às vezes é tanta coisa ao mesmo tempo que ou eles vão perder agilidade na execução então vão ficar com serviços principalmente os não urgentes fazendo aniversário ou então eles vão entregar os serviços com uma qualidade um pouquinho aquém do esperado. 

Júlia: Concordo 100%, Gabriel. 

E essa centralização faz com que o trabalho do advogado não possa ser escalado.

A gente tem diferentes tipos de escritórios de advocacia e a gente tem diferentes tipos de trabalho de acordo com a demanda do cliente. Então claro que tem aquele trabalho que demanda uma pesquisa mais aprofundada, com construção de uma tese mais robusta, e têm trabalhos que são mais ágeis e que podem ser feitos já com modelos previamente “setados” pelo próprio escritório e que são de qualidade já confiável. 

Mas essa descentralização é importante e pode acontecer se você tiver formas de controlar o que está acontecendo.

Então descentralizar te ajuda, mas se você perder completamente a visão do que está acontecendo no seu escritório, você pode ter uma surpresa muito ruim daqui há poucos meses.

Saber como que você vai conseguir medir, coletar esses feedbacks e saber se o trabalho está sendo bem feito ou não é importante, seja com pesquisa com cliente, seja com algum tipo de ‘report’ que vai ser feito. 

Não é só abrir mão de verificar o que está sendo feito, mas é, de novo, ter um planejamento um pouco mais estratégico. Isso demanda tempo.

A gente coloca ferramentas, a gente planeja, seja pra daqui uma semana ou a gente fazer um planejamento dos objetivos do trimestre do escritório, tudo isso demanda um tempo, mas é um tempo que você vai economizar lá na frente.

E se eu pudesse dar uma dica, eu acredito que boa parte dos problemas acontecem por uma má comunicação. 

Então, garantir que a comunicação seja uma comunicação boa e aberta, e o que a gente usa no JusBrasil também e que eu acho que possa ser uma prática interessante para escritório de advocacia. Além do e-mail que serve para um tipo específico de comunicação que precisa ser mais formal e mais documentada, a gente tem o Slack, que é uma ferramenta gratuita de troca de mensagens.

Nós pagamos o aplicativo para ver o histórico dessa troca de mensagens, mas, às vezes, a informação se perde em uma troca gigante de e-mails, ficando muito mais difícil de você encontrar uma informação ali. 

Então garantir que a informação esteja nos lugares corretos, que está em documentos, em bate papos, e não fica em uma ‘thread’ gigante de e-mails.

Eu acho super importante e acho que pode prevenir boa parte dos conflitos ou dos problemas que a gente teria lá na frente.

Gabriel: Tem mais alguma dessas ferramentas não feitas para advogados que você indicaria para advogados também, além do Slack?

Júlia: A gente fez recentemente no Jusbrasil um e-book sobre advocacia 4.0 e algumas ferramentas.

Vale a pena dar uma olhada nesse e-book.

Vou citar algumas das ferramentas que a gente colocou lá. A gente colocou o Google Drive, que serve para guardar documentos, às vezes a gente guarda documentos em diferentes pastas no computador e depois a gente não consegue nem mais encontrar,, ou você precisa de um documento de um outro advogado do seu escritório.

Então o Google Drive permite que você tenha acesso aos documentos em um mesmo lugar, todos podem mexer em uma mesma peça, se for o objetivo, o que pode ser interessante.

E ferramentas de videoconferência, acho que são super importantes também. Tem o Appear.in, tem algumas outras ferramentas gratuitas. Então, às vezes, seja com o cliente ou se você tem um escritório e trabalha com alguém remoto, você ver a pessoa te gera uma comunicação diferente também do que só uma ligação, um e-mail ou uma conversa no chat. 

Eu acho que seriam essas. Tem outras ferramentas que a gente  utiliza o calendário e a agenda compartilhada do Google. 

São coisas que a gente utiliza no Jusbrasil e acho que são eficientes, e outros escritórios podem utilizar também. 

Essas outras ferramentas que não são gratuitas e são próprias para advogado, que são esses softwares de gestão jurídica, então terão uma correlação com o número de processos, com o tipo de relacionamento que um advogado tem com o cliente, que é diferente de outras áreas de atuação.

E outras ferramentas que eu já citei aqui do Jusbrasil, de automação, a gente tem possibilidade de plataforma para demanda de corresponde para tentar evitar que o advogado precise ir para outra cidade só para participar de uma audiência para dizer que não têm conciliação ali.

Então, tudo isso te ajuda a fazer uma gestão de tempo mais inteligente.

Gabriel: Legal. Acho que são muitas ferramentas valiosas, mas é só ter cuidado também para não sair buscando todas ao mesmo tempo, né, Júlia? 

Se não vocês vão acabar se perdendo. Acho que antes de buscar a ferramenta é importante vocês identificarem primeiro qual o problema que vocês tem. 

Se tem problema com conflito de agenda e etc., vai buscar uma agenda compartilhada.

Se você tem um problema com vários arquivos perdidos, então vamos buscar o Google Drive. 

Então, é bom você conhecer as ferramentas, mas cuidado pra não tentar implementar todas ao mesmo tempo porque senão você pode acabar se perdendo. 

Talvez como a Julia mesmo disse: “Todo agilismo são princípios que você vai aplicando aos poucos e vai, por meio de testes e melhorias contínuas, aos poucos você vai implementando isso no seu escritório.”

Considerações finais

Gabriel:Você tem alguma dica final, Júlia? Na verdade eu queria saber se você tem uma dica também pra quem quer aprender isso.

Porque eu vejo que está surgindo uma demanda agora sobre “Law Agile”, alguns cursos assim.

Vale a pena divulgar esses cursos? 

Você tem alguma dica de onde essas pessoas possam se qualificar?

Júlia: Eu acho que a dica geral é a de o advogado ser curioso.

Assim, acho que todo mundo que está ouvindo esse Podcast já está a um passo à frente de boa parte do mercado jurídico.

Hoje, pelo o que a gente tem em pesquisa, pelo o que a gente vê nos principais eventos, tem pessoas muito engajadas e que estão testando coisas muito diferentes na advocacia e isso é muito importante. 

Então, ser curioso, buscar saber um pouco mais sobre todas essas skills que a gente falou. Que não são a atividade principal do advogado, mas que são super necessárias para o crescimento da carreira, para uma boa entrega de serviço. 

Então, procurar saber um pouco sobre gestão de pessoas, sobre marketing, sobre gestão financeira, entender de planejamento.

Eu não conheço nenhum curso específico que abranja tudo isso, mas a gente tem muito conteúdo hoje muito valioso e gratuito, muitas vezes, na internet.

A gente tem várias plataformas de cursos livres como o Coursera, e ali você pode estudar sobre quase todas as coisas. 

A gente tem, seja dentro da comunidade do Jusbrasil, seja em outros blogs, conteúdos ricos de como o advogado pode capitanear clientes, sobre como o advogado pode trabalhar, uma boa relação de ‘costumer experience’, um boa relação com cliente.

Então eu não tenho um lugar que eu acompanho tudo isso, mas seguir essas tendências, a Freelaw, por exemplo, produz muito conteúdo sobre isso. 

Participar de eventos, que, às vezes, tem uma palestra interessante ou às vezes conversar com a pessoa que tá ali do seu lado no cafezinho já vai te trazer um insight super rico. 

Então eu acho que a dica é essa. É ser curioso. É sair também só do mundo de análise das leis, que é isso é básico, claro, tem que ter, mas a gente precisa extrapolar um pouquinho mais, e saber como que a gente consegue tempo pra gente dedicar para aquilo que é mais valioso.

Gabriel: Obrigado, Julia! Começamos aqui conhecendo um pouquinho da trajetória da Julia que veio da trajetória acadêmica.

E, muitas pessoas se rotulam, né: “Eu sou o jurista” ou “Eu não sou o jurista, eu sou o gestor” ou “Eu sou o empreendedor”, e a Júlia está dando certamente um exemplo para os advogados.

Porque talvez não é nenhum nem outro, talvez eu sou vários ao mesmo tempo e vendo a trajetória da Julia eu lembro de alguns artigos que eu li, acho que era “Singularity University”, que eles falam que a gente vai ter mais de uma profissão na vida.

Antigamente a gente só tinha uma profissão mesmo, mas agora, com a evolução das coisas acaba que a gente vai mudando as profissões e porque não primeiro eu fiz academia, depois eu trabalho em uma startup, e depois eu não sei qual vai ser a próxima etapa. 

Então acho que a própria história da Julia é um convite para a gente refletir, e além disso todos os conceitos que ela trouxe aqui com profundidade, lá no início já, quando ela afirmou que não é necessariamente o Scrum que você precisa aplicar, mas que talvez sejam os princípios por trás dessa prática e depois ela foi trazendo toda a visão que ela e o pessoal da Jusbrasil têm sobre o mercado.

Os desafios, problemas, as soluções bacanas que eles têm. Têm o Escritório Online, as ferramentas de automação e depois foi trazendo também ferramentas práticas que não foram feitas para advogados, mas que qualquer um de vocês poderia utilizar.

Acho que foi bem legal, Julia, muito obrigado.

Júlia: Foi ótimo, eu que agradeço.

A gente aprende um pouquinho mais quando compartilhamos a nossa experiência. Agradeço o convite e convido todo mundo pra conhecer um pouco mais também do Jusbrasil. Acredito que boa parte dos advogados já vão conhecer da pesquisa de jurisprudência, né, que a gente tem uma parte super forte e super recomendo a assinatura do Jusbrasil Pro, para também facilitar a vida do advogado, mas a gente também tem várias outras soluções. 

E estou a disposição. Quem quiser pode me procurar, a gente bate um papo também. Obrigada, Gabriel.

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Um comentário em “#26: Gestão Ágil para advogados c/- Júlia Soares Amaral

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