Controle de Processos e Controle de Prazos: Dicas e Ferramentas!

Controle de Processos e Controle de Prazos. Foto de uma equipe desenhando os processos de uma empresa
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Em geral, o controle de processos e o controle de prazos trazem muitas dores de cabeça para os advogados.

“O advogado que nunca teve pesadelos com prazos que atire a primeira pedra…”

Como otimizar o controle de processos e o controle de prazos? Como a inovação pode te ajudar?

Se você quiser implementar tecnologia e inovação no dia-a-dia de seu escritório, fique até o final!

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Controle de Processo e Controle de Prazos: O problema dos escritórios

Muitos advogados associam o controle de processos exclusivamente ao gerenciamento dos processos judiciais.

Quais os prazos devem ser cumpridas naquela semana? Quais as novas publicações?

De fato, essas questões fazem parte do controle de processos e do controle de prazos. Entretanto, os processos judiciais são apenas uma parte dos processos internos do escritório de advocacia, que também envolvem: relacionamento com o cliente, captação de clientes e tarefas administrativas.

No artigo de hoje você terá acesso à ferramentas gratuitas e a boas práticas para te ajudar a ter mais eficiência no controle de processos e controle de prazos do seu escritório.

Mas antes de começar os aspectos técnicos, vamos analisar a rotina de advogados que tivemos a oportunidade de entrevistar.

A rotina dos Sócios de pequenos escritórios de advocacia

A maioria dos sócios (principalmente de pequenos escritórios de advocacia) atua como “clínico geral” dos escritórios, precisando resolver problemas dos mais diversos âmbitos: atendimento ao cliente, execução de serviços jurídicos, infraestrutura, problemas internos, etc.

O advogado precisa se dividir entre a captação do cliente, atendimento de telefonemas, resolução de problemas de gestão, administrativos e outras funções que nem caberiam nesse post.

Isso, faz com que, muitas vezes, o advogado passe a maior parte do dia “apagando incêndios”, resolvendo prazos urgentes, e acaba “sem tempo” para o planejamento e para a organização.

Principalmente em escritórios de pequeno e médio porte, quase não sobra tempo para pensar na definição e no controle de processos e no controle de prazos.

Nesse cenário, os advogados vivem em um ambiente de muito estresse e sobrecarga de trabalho.

Contudo, não é novidade que a ausência de controle pode acarretar em frustração de expectativas da equipe do escritório.

Além de limitar o crescimento do escritório e trazer riscos maiores, como: perda de prazos e de clientes importantes.

Assim, a importância da tarefa de definição e controle de processos e controle de prazos é notável.

Basta ver que não há escritório que consiga crescer com eficiência sem suprir essas duas necessidades – que não são apenas internas, mas também do próprio cliente.

A questão está atrelada ao velho clichê: planejamento é igual à organização que é igual à otimização de tempo.

E, como sabemos, tempo é dinheiro!

É preciso, portanto, organizar e definir todos os processos internos de um escritório: desde prazos judiciais, ao processo de atendimento ao cliente ao processo de captação de novos clientes.

Controle de Processos e Controle de Prazos: Como começar?

A criação e o controle de processos consiste basicamente em desenhar todos os fluxos que acontecem no escritório.

Qual o fluxo de captação de clientes? Qual o fluxo de atendimento de clientes? Qual o fluxo de execução de serviços jurídicos?

Trata-se de um exercício de desenhar tudo o que acontece no seu escritório, com o objetivo de criar padrões.

Por que isso é tão importante?

Vicente Falconi, em seu livro, Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia, explica que tudo que não está padronizado representa desperdício para uma empresa.

Assim, é extremamente importante que seja definido o encaminhamento de cada demanda dentro da organização.

Por exemplo, quando um escritório receber um novo processo judicial, esse processo deve ser encaminhado a um advogado específico, que deverá executar a tarefa X no prazo Y. Em seguida, outro advogado executará as próximas ações no prazo delimitado.

A criação desses fluxos diminui a chance de erros e aumenta a eficiência da equipe jurídica.

Tudo que não pode ser medido, não pode ser melhorado

Peter Drucker, considerado o maior consultor de todos os tempos, dizia que “tudo que não pode ser medido, não pode ser melhorado”.

Por isso, no momento de definição dos processos internos, é essencial que sejam estabelecidas medidas para mensurar a produtividade da equipe jurídica e identificar os maiores gargalos.

Quantas atividade cada advogado executa por mês? Qual o custo (tempo e dinheiro) da execução de cada serviço jurídico para o escritório?

Com base nessas perguntas, é possível identificar pontos que podem ser melhorados e pensar em soluções.

Um escritório de advocacia que identifica que o custo para elaboração de cada Petição Inicial internamente é de R$ 1.000,00, pode buscar novas tecnologias para aumentar a eficiência na execução de serviços e reduzir esse custo (por meio de automação de documentos ou com a criação de uma equipe jurídica remota, por exemplo).

É esse tipo de inovação no dia a dia que é essencial para alavancar qualquer negócio, especialmente em um escritório… local que em processos (judiciais ou internos) e prazos não podem sair do controle.

Com o mapeamento dos processos e dos prazos, a equipe jurídica do escritório pode, de fato, assumir o controle e medir o erro ou acerto com cada estratégia.

Com as métricas em mãos, não há espaço para “achismo” e o que está “travando” cada etapa ficará claro. Baita vantagem competitiva.

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E como guardar cada etapa do processo? Como lembrar de tudo que deve ser feito e quem é o responsável por cada tarefa?

Ferramentas para criação e controle de prazos e controle de processos

O importante é ter em mente que, tudo, absolutamente todas as etapas de cada processo devem ser mapeadas.

A partir disso, há algumas ferramentas (com versões gratuitas) que podem ajudar.

1) Heflo

Controle de Processos e Controle de Prazos. Foto da ferramenta do Heflo

O Heflo é uma plataforma de modelagem e gerenciamento de processos BPMN na nuvem.

A ferramenta permite a definição de responsabilidades, tarefas, prazos, formulários e padronização da operação.

Ou seja, é a ferramenta ideal para o mapeamento do passo-a-passo de cada atividade da empresa ou escritório e, consequentemente, para a inovação no controle dos processos e no controle dos prazos!

2) Hubspot

Controle de Processos e Controle de Prazos. Foto da ferramenta do Hubspot

software do hubspot é bem completo e possui funções para controle de marketing, vendas e serviços.

O software de marketing permite que sejam medidas as visitas ao site da empresa ou do escritório, inclusive mostrando as taxas de conversão do site. A ferramenta pode ajudar no aumento do tráfego do site e na criação de campanhas de marketing de conteúdo.

O Software de vendas que poupa tempo e ajuda na gestão de prospects e clientes, a automatizar tarefas e a fechar mais negócios com maior rapidez.

E, por fim, o software de atendimento ao cliente para ajudá-lo a se conectar com os clientes, superar as expectativas deles e convertê-los em fãs do seu negócio.

Portanto, por meio do  Hubspot, fica fácil administrar e automatizar tarefas, em relação a clientes, processos e a lembrar dos prazos!

Para o uso dessa ferramenta, ter um bom conhecimento sobre marketing jurídico é importante. Se quiser saber mais sobre o tema, leia nosso Manual completo sobre Marketing Jurídico!

3) Trello ou Asana

Controle de Processos e Controle de Prazos. Foto da ferramenta do Trello

Controle de Processos e Controle de Prazos. Foto da ferramenta do Hubspot

Ambas as ferramentas funcionam como se fossem “planners” conjuntos.

Permitem com que as equipes de trabalho criem atividades, distribuam entre si, acompanhem o cumprimento destas atividades e façam, inclusive, comentários a respeito.

O diferencial em relação aos softwares de gestão de prazos processuais é o fato de que você realmente pode utilizar essas ferramentas como um “planner” e agendar quaisquer tarefas, mesmo que não tenham prazos preclusivos.

A título de exemplo, pode-se agendar atividades rotineiras nessas ferramentas, como “mandar e-mail para o cliente X”, “ligar para o cliente Y”.

Assim, toda a equipe pode acompanhar o cumprimento e produtividade de todos. Mais uma ferramenta para aumentar o controle sobre os processos internos e controle sobre os prazos!

4) Lawtechs

As Lawtechs e Legaltechs são empresas de tecnologia voltadas para o âmbito jurídico. Dentre as possibilidades, como já mencionado, você pode buscar soluções para automação de documentos ou para conexão de profissionais sob demanda.

Com o uso dessas novas tecnologias você pode alterar os processos internos do seu escritório, realizar parcerias jurídicas para captar clientes e/ou para executar serviços jurídicos.

O segredo, é analisar cada uma das tecnologias para entender qual realmente se encaixa em seu escritório e te ajudar a aumentar o seu diferencial competitivo e diminuir a sobrecarga de trabalho.

Destaca-se, entretanto, que não necessariamente o uso de alguma ferramenta ou tecnologia será a melhor solução para o seu escritório. Talvez, uma simples mudança de cultura do escritório com a realização de reuniões semanais para alinhamento da equipe jurídica, já trará resultados significativos.

Nesse cenário, conclui-se que antes de buscar qualquer tecnologia, é necessário ter uma mentalidade inovadora. Isso te ajudará a ser mais criativo e a pensar nos problemas do seu escritório de uma forma diferente.

Se você quiser se aprofundar mais sobre esse assunto, leia o nosso Post: “Direito e Tecnologia: Porque você deve inovar antes de buscar tecnologias”.

Controle de prazos e controle de processos internos é igual ao sucesso do cliente

Com o controle dos processos internos, adquire-se, automaticamente, maior controle sobre os prazos e sobre a rotina do escritório.

Afinal, com processos e tarefas bem definidas, as chances de erro e das coisas ficarem “soltas” com a equipe jurídica diminui drasticamente.

Com todo esse controle de processos e de prazos, o sucesso do cliente e, consequentemente, a sua fidelização é ainda maior.

Isso, porque, com as tarefas e rotinas bem definidas, o processo de atendimento ao cliente certamente ficará melhor.

Sabemos que, muitas vezes, os advogados não podem fazer nada além do que já foi feito, para agilizar o processo daquele cliente específico.

O Poder Judiciário é moroso e, por mais que o processo seja agilizado todos os dias, as coisas nem sempre fluem como esperado…

Contudo, em razão da ausência de controle de prazos e de controle de processos internos, os clientes acabam interpretando mal a atuação dos advogados e acreditando que estão sendo deixados de lado.

Portanto, o sucesso do cliente é consequência imediata do maior controle sobre processos internos e controle sobre os prazos.

Então não deixa a inovação para depois e mapeie, desde já, com ajuda dessas ou outras ferramentas, o processo da sua empresa ou escritório, para obter mais sucesso e escalar o seu negócio!

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