A automação de documentos como alternativa, e não como regra

Imagem 1 - Automação de documentos
6 minutos para ler

Se você acompanha as inovações na advocacia, já sabe que a automação de documentos é uma realidade.

Trata-se de uma forma de maximizar a produtividade na execução de serviços jurídicos, reduzir custos e aumentar o diferencial competitivo.

Mas será que a automação de documentos deve ser utilizada por todos os advogados? Será que a automação de documentos é a melhor opção para o seu escritório? Quais as alternativas existem?

Fique até o final desse artigo e descubra todas as respostas!

Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

Não se preocupe, não fazemos spam.

O que é a automação de documentos?

Imagem 5 - Automação de documentos

A automação de documentos já é utilizada por alguns escritórios de advocacia há algumas décadas, com o uso do recurso “mala direta” no word.

Basicamente, os escritórios automatizam a execução de algumas tarefas repetitivas, como uma procuração, um contrato de honorários e a qualificação das partes. De igual modo, alguns softwares de gestão também possuem recursos básicos de automação há algum tempo.

A depender do “tipo de advocacia” do escritório, esses recursos eram mais ou menos valiosos. Para um escritório boutique, por exemplo, a automação nunca gerou grande impacto, já para um escritório de massa, esse recurso sempre foi uma prioridade.

Com o avanço tecnológico, surgiram novas soluções que possibilitam automações mais avançadas e a elaboração de documentos cada vez mais complexos, que podem ajudar diferentes tipos de escritórios de advocacia.

Como funciona a automação de documentos?

A automação de documentos funciona basicamente em formato de árvore de decisões. Não é a intenção desse artigo aprofundar na teoria, por isso, vamos analisar um exemplo prático.

Você já foi a algum prédio que possui sensor de ativação de luz?

Quando você se aproxima, a luz acende. Quando se afasta, a luz se apaga.

Como funciona esse sensor?

Ele possui um algoritmo que funciona da seguinte forma:

  • Se alguma pessoa se aproximar, acenda a luz. Se a pessoa se afastar, apague a luz.

Trata-se de uma sequência lógica de regras de causa e efeito.

Da mesma forma, isso pode ser feito no direito.

Exemplo:

  • Se o cliente for uma mulher, incluir pronome feminino em todos os campos do contrato. Se for um homem, incluir pronome masculino.
  • Se os dados do cliente já estiverem inseridos no sistema, incluir automaticamente no modelo de qualificação.

Uma sequência mais complexa dessas automações pode possibilitar que um contrato ou uma petição seja feito como um “cardápio”. O advogado marca as opções e os trechos padrões já são automaticamente redigidos.

Quais soluções de automação de documentos existem?

O SuitLaw, por exemplo, é um sistema jurídico que auxilia na gestão dos processos judiciais desde o seu início, automatizando modelos de petições.

Suitlaw - Lawtech de automação de documentos

Já a Lexio, é uma plataforma de criação e gestão de contratos que cria e gerencia os contratos e documentos de forma intuitiva.

Lexio - startup de automação de documentos

Netlex, que simplifica a criação e gestão de documentos.

Netlex - startup de automação de documentos

Linte, que ajuda empresas a serem mais eficientes.

Linte - startup de automação de documentos

Mas será que eu preciso realmente automatizar documentos?

Escritórios de advocacia desperdiçam um tempo significativo na revisão e elaboração de documentos antes de serem despachados. Esse desperdício de tempo cria obstáculos desnecessários aos negócios.

E, diversas dessas atividades são repetitivas, como escrever os dados em uma qualificação das partes.

Nesses casos, o uso de alguma ferramenta de automação pode simplificar os processos e evitar operações repetitivas e desordenadas.

Mas será que você realmente precisa de automatizar documentos? Ou o custo desse investimento pode ser utilizando de outra forma?

Depende.

Qual é o maior problema do seu escritório hoje?

É a quantidade de tempo gasto executando serviços repetitivos?

Caso positivo, a automação de documentos certamente será a melhor opção. Por outro lado, se o seu escritório não realiza muito serviço repetitivo, você pode buscar outras soluções, que não necessariamente são tecnológicas.

Talvez, a solução será a criação de estratégias macro para o seu escritório, mapear os processos internos e definir planos de ação.

E se o problema do seu escritório for a sobrecarga de trabalho?

Grande parte dos escritórios de advocacia possui dificuldades em manter a excelência e agilidade na execução de serviços devido a sobrecarga de trabalho.

Isso limita o crescimento do escritório, gera reclamação de clientes e problemas internos na equipe.

Para evitar e solucionar problemas como esses, é preciso de priorização, como mencionamos no artigo Prazos processuais, produtividade e qualidade de vida.

A automação de documentos pode ajudar a reduzir o volume de trabalho e, consequentemente, aumentar a produtividade de toda a equipe.

Entretanto, outra solução é criar uma equipe remota e conectar o seu escritório aos melhores advogados sob demanda com apoio da Freelaw

Como a Freelaw pode aliviar a sobrecarga sem automatizar documentos

A Freelaw, assim como as startups de automação de documentos, foram criadas para cumprir uma mesma tarefa: auxiliar e otimizar a execução dos serviços.

Por meio da plataforma, escritórios de advocacia e advogados estão aumentando a qualidade e a agilidade na execução de serviços jurídicos e reduzindo custos fixos e a sobrecarga de trabalho.

Uma das formas é, por exemplo, criar equipes jurídicas online, contratando advogados de diversos níveis de especialidade e experiência sob demanda.

Isso de uma forma simples e qualificada para execução de petições, contratos, audiências, sustentações orais, consultas, entre outros.

Assim, o escritório terá mais agilidade e qualidade na execução dos serviços e terá tempo livre para gerenciar atividades estratégicas, como a captação de clientes.

Na prática, o escritório consegue aumentar a capacidade de absorver mais demandas, sem aumentar a sua estrutura física e de pessoal.

Quer saber mais como a Freelaw pode ajudar você? Leia nosso artigo sobre “Como realizar parceria jurídica com a Freelaw”.

Você também pode gostar

Deixe um comentário